Gilberto Paglia^[1]

O Case Manager é um profissional de formação jurídica que colabora na gestão dos mais diversos métodos adequados de resolução de disputas (Alternative Dispute Resolution – ADRs). Comumente, a sua atuação é associada à gestão de procedimentos arbitrais. Contudo, a depender da infraestrutura e do leque de serviços prestados pela instituição, este pode atuar na administração de outros métodos de ADR, tais como mediação de conflitos, disputas sobre nomes de domínio e dispute boards. Feita a ressalva acerca do seu escopo de atuação, o presente texto abordará o papel do Case Manager essencialmente em procedimentos arbitrais.

Na contemporaneidade, as arbitragens envolvem temáticas complexas e pormenorizadas, com inúmeros fatores e players envolvidos. De modo a permitir que as peculiaridades sejam observadas e tratadas de maneira assertiva, o Centro de Arbitragem e Mediação da Câmara de Comércio Brasil-Canadá (CAM-CCBC) se atenta em especializar o seu case management. Assim, a equipe é composta por profissionais que atuam de acordo com matérias designadas para a sua respectiva secretaria, a exemplificar: arbitragens envolvendo matéria societária, infraestrutura e construção, compra e venda de bens, contratos com a administração pública direta, contratos de fornecimento de energia, contratos do setor de open banking, fornecimento de bens e serviços, propriedade intelectual e outras.

Destaca-se que as atribuições do Case Manager podem variar de acordo com a instituição. De maneira geral, este profissional atua como um guia procedimental, pois conduz, principalmente, a fase administrativa do procedimento (anterior à constituição do tribunal arbitral) e orienta as partes acerca das questões pertinentes à formação da arbitragem, como a composição do tribunal arbitral e o pagamento das custas procedimentais (honorários dos árbitros, fundo de despesas, taxa administração e eventuais honorários periciais). Ademais, ele presta esclarecimentos acerca do regulamento aplicável e de como é realizada a condução do procedimento pela instituição.

O Case Manager é responsável, ainda, por organizar e compor a documentação nos autos do procedimento arbitral.  É sua função esclarecer às partes e seus patronos o método de protocolo de manifestações; cumprimento de prazos, encaminhamento e disponibilização de anexos, a fim de possibilitar que as informações relevantes de cada um dos casos sejam partilhadas de maneira segura e isonômica. Este profissional propicia a comunicação imparcial entre as partes, peritos e tribunal arbitral, permitindo a transmissão de determinações dos árbitros (feitas por meio de ordens processuais) e outros avisos relevantes aos casos a todos os interessados. No tocante às reuniões e audiências designadas, é responsável também pelo seu agendamento e organização, bem como por assegurar a infraestrutura para que estas sejam realizadas sem percalços, tanto em formato presencial, quanto virtual.

O Case Manager representa a instituição arbitral a qual estiver vinculado perante os mais diversos players da arbitragem. Conforme a evolução do caso, ele conecta profissionais que auxiliam na condução do procedimento, exemplificando-se com os peritos durante a fase pericial, bem como com prestadores de serviços que contribuem para a documentação de audiências, tais como tradutores e estenotipistas.

Além da formação jurídica, algumas habilidades são fundamentais para um bom case manegement, sendo estas: proatividade, criatividade, um bom raciocínio lógico, cordialidade, empatia e neutralidade no tratamento para com as partes. Sendo o Case Manager um observador ativo do procedimento, este preza pela higidez da sentença arbitral, assim como certifica se o regulamento da instituição e a legislação aplicáveis estão sendo devidamente cumpridos pelos participantes. Ele também atua sinalizando eventuais intercorrências, com o foco em assegurar a integralidade do instituto da arbitragem e da instituição, numa visão macro, e com o objetivo de que a arbitragem seja gerida de maneira célere e isonômica.

Em seu âmbito de atuação, percebe-se como relevante o fato de o Case Manager constatar a aplicação prática das discussões acadêmicas e doutrinárias envolvendo ADRs. Isso permite que reflita de forma crítica acerca da condução dos métodos de resolução de litígios. Ademais, em razão da variedade de matérias discutidas nos inúmeros casos que administra, diante da pluralidade de escritórios e tribunais arbitrais com os quais mantém contato, e da expertise da instituição, o profissional tem o privilégio de poder observar as diversas práticas na condução dos procedimentos arbitrais, propiciando um case management eficaz e especializado.

^[1] Mestre em Direito Forense e Arbitragem pela Universidade Nova de Lisboa, Advogado e Case Manager no Centro de Arbitragem e Mediação da Câmara de Comércio Brasil-Canadá CAM-CCBC